Adatvédelmi tájékoztató a Semmelweis Egyetem Instruktor Öntevékeny Csoport által szervezett 2018. évi Egyetemi Gólyatábor résztvevői adatainak kezelésével kapcsolatosan

  1. A tájékoztató célja
    A Semmelweis Egyetem Instruktor Öntevékeny Csoportja elkötelezett abban, hogy működéséhez, feladatai ellátásához, így a 2018. évi Semmelweis Gólyatábor megszervezéséhez szükséges adatkezelések a vonatkozó jogszabályokkal összhangban, különös figyelemmel az Európai Parlament és Tanács (EU) 2016/679 számú rendeletében (GDPR) foglaltaknak megfelelően az érintett személyek jogainak és szabadságainak maximális figyelembevételével történjenek.Jelen tájékoztató célja bemutatni az Instruktor Öntevékeny Csoport (továbbiakban „IÖCS”) által folytatott a 2018. évi Semmelweis Gólyatábor megszervezésével összefüggő adatkezelések és adattárolások során alkalmazott elveket és átfogó képet adni az adatkezelés folyamatairól.
    Jelen tájékoztató az IÖCS irodájában (1089 Budapest, Nagyvárad tér 4. – Hallgatói Centrum, 1. iroda) megtekinthető, a www.iocs.hu és a golya.iocs.hu honlapokon elérhető.
  2. Alapfogalmak
    • Személyes adat: Egy azonosított, vagy azonosítható személlyel kapcsolatba hozható bármelyinformáció.
    • Adatkezelés: Az alkalmazott eljárástól függetlenül, az adatokon végzett bármely művelet, vagy műveletek összessége. Adatkezelést csak olyan adatokon lehet végezni, amelyek valamely nyilvántartási rendszer részét képezik, vagy amelyeket egy nyilvántartási rendszer részévé kívánnak tenni az adat hordozójától, a megjelenési formájától függetlenül.
    • Adatkezelő: Az adatot feldolgozó, vagy tároló személy, szervezet.
    • Adatfeldolgozó: Az Adatkezelő megbízásából adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatokat ellátó személy, vagy szervezet. Tevékenységéért az Adatkezelő felelős.
    • Érintett: Az a magánszemély, akinek a személyes adatival az Adatkezelés történik.
    • Harmadik fél: Az Érintetten, az Adatkezelőn (ideértve a Semmelweis Egyetemet, az IÖCS Egyesületet és a IÖCS Egyesület kizárólagos tulajdonában álló Instruktorok Öntevékeny Csoport Kft.-t is) kívüli harmadik személy vagy szervezet.
    • GDPR: Az Európai Parlament és Tanács (EU) 2016/679 sz. rendelete.
  3. Adatkezelő
    • E tájékoztató tekintetében adatkezelő:
      • Semmelweis Egyetem Instruktor Öntevékeny Csoportja
        1089 Budapest, Nagyvárad tér 4.
      • Instruktor Öntevékeny Csoport Egyesület
        1089 Budapest, Nagyvárad tér 4.
        Nyilvántartási szám: 01-02-10008. (Fővárosi Törvényszék)
      • Instruktorok Öntevékeny Csoport Kft.
        1085 Budapest, József krt. 69.
        Cégjegyzék száma: 01-09-925589
  4. Adatkezelések célja, jogalapja, időtartama
    • Kezelt adatok köre
      A Felhasználók (a www.golya.iocs.hu-n regisztráló, a Semmelweis Egyetem első évre felvett leendő hallgatói) alábbi adatai: vezetéknév, keresztnév, születési hely és idő, állandó lakcím, anyja neve, levelezési cím, diákigazolvány szám, OM azonosító, személyi igazolvány szám (annak hiányában: útlevél/vezetői engedély azonosító szám), mobil telefonszám, e-mail cím, kar (amelyre a Felhasználó felvételt nyert), csoport (amelyik gólyacsoportban a Felhasználó részt vesz a gólyatáborban).
    • Adatkezelés célja
      A regisztrációhoz kapcsolódó adatkezelés célja a www.golya.iocs.hu Felhasználóinak a www.golya.iocs.hu-n keresztül elérhető szolgáltatások igénybevételéhez szükséges azonosítása, a gólyatáborban résztvevők nyilvántartása és későbbiekben egyetemi programokról, illetve egyéb akciókról való tájékoztatása.
    • Adatkezelés jogalapja
      Az adatkezelésre a www.golya.iocs.hungólyatáborba regisztráló Felhasználók önkéntes hozzájárulásávalkerül sor. A Felhasználó hozzájárulását golya.iocs.hun,a gólyatáborba történő regisztráció során adja meg. A személyes adatok kezelésére így az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 5. § (1) bekezdés a) pontja alapján, a regisztráló Felhasználók önkéntes hozzájárulása alapján kerül sor. A kezelt adatok körével kapcsolatban a www.golya.iocs.hu használata során a Felhasználó az 4/a. pontban meghatározott adatok rögzítését, kezelését és felhasználását engedélyezi az IÖCS részére.
      A fenti információkat az IÖCS kizárólag gólyatábor megszervezése, a hallgatók egyetemi életbe integrálása érdekében, hallgatók tájékoztatása, valamint saját statisztikai célokra használja fel. A rendszer csak a Semmelweis Egyetem gólyatábori jelentkezéseinek feldolgozása során rögzített, valamint a csoportbeosztást tartalmazó feltétlenül szükséges adatokat tárolja, mely adatok birtokában a kari gólyatábori szervezők a jogszabályoknak megfelelően tudják lebonyolítani gólyatábort, és a későbbiekben segíteni az Egyetemre beiratkozott Felhasználókat. Az IÖCS a felsoroltakon kívül semmilyen más jellegű adatot, listát nem tárol a Felhasználókról.
    • Adatkezelés időtartama
      A rendezvényt (2018. évi Semmelweis Gólyatábor) követő 6. év végéig, valamint, ha jogszabály ettől eltérő megőrzési időt ír elő, akkor az abban meghatározott időtartamig, de legalább a rendezvényt követő 6. év végéig.
      A Felhasználó bármikor jogosult a helytelenül rögzített adatainak helyesbítését vagy azok törlését kérni. Az IÖCS a Felhasználó által kért törlés esetén a kérelem beérkezésétől számított 15 munkanapon belül törli az adatokat. A törlés nem vonatkozik a jogszabály (pl. számviteli szabályozás) alapján szükséges adatkezelésre valamint a Felhasználók nyilatkozataira, azokat az IÖCS a szükséges időtartamig megőrzi, de legalább a rendezvény követő 6. év végéig.
  5. Az Érintettek jogai
    1. tájékoztatás: az Érintettek adatainak kezeléséről az IÖCS jelen tájékoztatóban tájékoztatja a Felhasználókat, akiknek ezen túlmenően lehetőségük van további felvilágosítást kérni az IÖCS irodában személyesen vagy levélben/e-mailben (adatkezeles@iocs.hu).
    2. hozzáférés: az IÖCS – amennyiben számára nem jár ez aránytalan teherrel – betekintést biztosít a Felhasználóknak saját személyes adataik tekintetében az IÖCS irodában, előzetes bejelentkezés alapján.
    3. helyesbítés: az érintett kérésére az IÖCS haladéktalanul módosíthatja az érintett azon személyes adatát, amely helytelenül szerepel a nyilvántartásában.
    4. törlés: az érintett kérheti személyes adatainak törlését a 4/d. pontban meghatározottak szerint, de a törlés nem vonatkozik a jogszabály (pl. számviteli szabályozás) alapján szükséges adatkezelésre valamint a Felhasználók nyilatkozataira, azokat az IÖCS a szükséges időtartamig megőrzi, de legalább a rendezvény követő 6. év végéig.
    5. tiltakozás: az Érintett tiltakozhat adatainak kezelése ellen. Az IÖCS a tiltakozás idejére felfüggeszti az érintett személyes adatainak nyilvántartásbeli kezelését és egy elkülönített nyilvántartásba helyezi, amely független az egyéb nyilvántartásaitól. A rendezvényen (2018. évi Semmelweis Gólyatábor) ténylegesen részt vett személyeknek a tiltakozástól függően is utólag azonosíthatónak kell lenniük.
    6. adathordozhatóság: az Érintettnek joga van az IÖCS-nél tárolt, 4/a. szerinti adatait olyan hordozható formában megkapni, hogy azt másik adatkezelő fel tudja dolgozni
    7. automatikus döntéshozatal: az IÖCS-nél nincs olyan adatkezelés, amely automatikus (valamely gépi algoritmus alapján döntéshozatal forrásául szolgálna, így az éritnettek azon joga, hogy saját kérésükre az automatikus döntéshozatal hatálya alól kivonják személyes adataikat, nem releváns).
    8. jogorvoslat: amennyiben az értintett és az IÖCS között az érintett saját személyes adatainak kezelése tekintetében vita alakulna ki az érintettnek joga van jogorvoslattal élni. Erről az IÖCS minden vitás esetben tájékoztatja az érintettet.
  6. Jogérvényesítési lehetőségek
    • Az Érintett bármilyen adatkezeléssel kapcsolatos kérdéssel, kéréssel, észrevétellel keresheti az IÖCS Vezetőségét az adatkezeles@iocs.hu e-mail címen.
    • Amennyiben az érintett véleménye szerint az IÖCS nem megfelelően kezelte az érintett adatkezeléssel kapcsolatos panaszát, közvetlenül fordulhat:
      • A Semmelweis Egyetem Adatvédelmi és Betegjogi Központjához
        1085 Budapest, Üllői út 26.
        adatvedelem@semmelweis-univ.hu
      • A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz
        1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.
        +36-1-391-14-00
        ugyfelszolgalat@naih.hu
    • Az Érintett jogainak megsértése esetén bírósághoz fordulhat. Az ügy elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per az érintett választása szerint, az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.

Budapest, 2018. július 9.