2019-ben ismét előkerült a szerkezetátalakítás témája. Voltak kérdőívek, beszélgetések kötött és kötetlen keretek között. Volt sok agyalás, tervezgetés és vannak tervek, rövidesen életbe lépő változások. De mi ez, és miért is kell vele foglalkozni?
Dióhéjban: az IÖCS is igyekszik lépést tartani a világ változásaival. Minden évben vannak kisebb-nagyobb változtatások működés vagy eszközök terén, ezek általában egy könnyen megfogható kérdésre adnak választ. Kell egy új gebin, hát lesz egy – az ilyen fejlesztésekhez hozzá vagyunk szokva, viszonylag könnyen is mennek. Viszont vannak olyan szükségletek vagy problémák, melyek a szervezet működésének átfogó változtatását igénylik. Más szóval olyan módosítások ezek, amikhez nem vagyunk hozzászokva, így nehezebben mennek, kellő felkészülést és időt igényelnek.
Az IÖCS története során sokat változott, nagy mértékben nőtt taglétszáma és a vállalt feladatok, rendezvények sora is többszörösére bővült. Egy száz fős baráti társaságból több, mint kétezer fős egyesület nőtte ki magát. Ez az előnyökön kívül hátrányos következménnyel is járt: túlterheltté vált a vezetőség, nehezebbé vált a belső kommunikáció és sokan szorultak perifériára a szervezetben. A jelenlegi szerkezetátalakítás is többnyire ezen gondok megoldására törekszik, melyek immár húsz éve jelen vannak.
Miért ilyen nehéz megoldást találni? Több próbálkozás is volt az évtizedek alatt, de maga a struktúra nem kedvez önmaga megújításának. Az évente cserélődő vezetés az egyre terebélyesebb teendői mellett képtelen volt gyökeres változások levezénylésére. Ördögi kör alakult ki. Ez egy olyan kihívás, ami nagyvállalatok vezetőit is megizzasztja, mi pedig lássuk be, nem gazdasági vezetői képesítéssel vágunk bele instruktor éveinkbe. Ahhoz, hogy a most tervezett változtatások lehetővé váljanak, több éves felkészülésre volt szükség. 2015-ben hozták létre a Stratégiai Csoportot, melynek egyik feladata a szerkezetátalakítás előkészítése volt. A karifőnöki rendszer fejlesztése már 2016-ban elkezdődött, és évről-évre kis lépésekkel haladt előre.
Mit tervezünk most? A jelenlegi tervek elkészítéséhez a Stratégiai Csoport munkáján kívül az instruktorok meglátásait és javaslatait is felhasználtuk. Két igen terjedelmes kérdőív is volt a témában, amiket sokan kitöltöttek és még szakértő tanácsait is kértük. Hosszas munkával a következő tervek láttak napvilágot:
Munkacsoportok
Az idén indult kezdeményezés célja, hogy olyan önálló csoportok jöjjenek létre az IÖCS-ben, melyek egy feladatkör elvégzésére specializálódnak, és egész évben aktívak. Már megkezdte működését a Zöld munkacsoport, így kerültek repoharak az idei rendezvényeinkre, illetve már a Marketing csoport is bontogatja szárnyait. Néhány jelenleg is egész évben működő gebin is munkacsoportkét ölthetne új formát, jó példa erre a MAKI. De több további munkacsoport gondolata is megfogalmazódott. Ilyen lehet a szabadidős vagy továbbképző csoport, ami kifejezetten az instruktorok igényeinek megfelelően szervezne programokat az instruktoroknak. A “Seniorsimogató” csoport arról gondoskodna, hogy minden információ eljusson örökös tagjainkhoz és segítené a seniorsághoz kapcsolódó programok megszervezését. Krónikás csoport végezné az IÖCS történetének lejegyzését, Szponzori csoport támogatók után kutatna, és hosszú még a sor lehetséges munkacsoportok terén. A változtatás lényege, hogy minél több instruktor próbálhassa ki magát új szerepekben, hozzon létre új értékeket az instruktorok és a gólyák számára.
Karifőnökök
Ők az IÖCS fontos szereplői, hiszen egy egész kar életébe látnak bele és össze is fogják azt. A karon tevékenykedő instruktorokat segítik, figyelnek rájuk, ezzel is ellensúlyozva azt, hogy valaki kiessen a rendszerből. Ajánlásukkal kerülnek kiválasztásra év közben a betű-, gebin- és képzéscsoport főnökök illetve vezetők is. Egyre szorosabb kapcsolatuk a vezetőséggel, segítik és részt is vesznek annak munkájában. Ezzel is javítva a belső kommunikációt a tagok és a vezetőség között.
Felügyelőbizottság
A tisztet betöltő három instruktor tanácsaival elsősorban a hosszú távú és pénzügyi tevezést fogja segíteni, illetve támogatja a vezetőség munkáját, ha az nem várt nehézségekbe ütközik. Segítenek majd az esetleges hibák elkerülésében, felderítésében és megoldásában is.
Ezek az intézkedések együttesen csökkenthetik a vezetőség terheit, decentralizálják a szervezetet, vagyis nagyobb beleszólást adnak a tagságnak az ügyek alakulásába. Már idén is tapasztalhattátok, hogy a vezetőség igyekezett minél több információt elérhetővé tenni a tagok számára. Ezt célunk továbbra is fejleszteni. Sok más ötletünk is van még, hogy az IÖCS még több élményt adhasson mindenkinek, ezekkel még keresni fogunk Titeket, de ha nektek van javaslatotok, ne tartsátok magatokban.
Ahhoz, hogy útjukra indíthassuk ezeket a változtatásokat, november 14-én a Szervezeti és Működési Szabályzat módosításra lesz szükség. Ezek a változtatások kijelölnek egy utat, ami még sok fejlesztésre ad majd lehetőséget az IÖCS életében. Ezekhez viszont szükség lesz Rátok, a tanácsaitokra, meglátásaitokra és lelkesedésetekre.
Az IÖCS Egyesület SzMSz tervezetét ide kattintva éritek el, a Csoport SzMSz tervezete pedig itt olvasható (mindkettőben sárgával kiemelve a változtatás).
Ha bármilyen kérdés merült fel bennetek, akkor azzal ne habozzatok megkeresni minket a közelgő közgyűlésen vagy a már ismert csatornákon. Várunk minden instruktort csütörtökön 18 órakor a NET-ben. Reméljük, hogy támogatjátok majd az elképzeléseinket!
