Mi az a memoár?
Hasznos tanácsok, megfigyelések, praktikák és tapasztalatok kis gyűjteménye, melyet akár már több “generációnyi” főnök is kézhez kapott és tovább bővített az évek folyamán.
Egy olyan szervezetben, mint az IÖCS – ahol általában egy feladatot minden évben más lát el, és ritka, hogy valaki kétszer is felelős ugyanazért – a tapasztalatok átadásának egyik hatékony megoldása a memoár.

Hogyan érdemes memoárt írni?
Célszerű már a felkérést követően elkezdeni egy jegyzet vezetését, melybe belekerül minden olyan információ, ami számodra fontos volt az adott feladat ellátása közben. Ez a jegyzet íródhat füzetben vagy egyből digitálisan is. Utóbbit a munka végeztével könnyebb kiegészíteni és formázni.

A memoár megírásakor érdemes visszaolvasni a felkérés óta a témában született e-maileket és egyéb levelezéseket, illetve átnézni az ide vágó táblázatokat, jegyzeteket és mappákat, amiket akár csatolni is lehet a memoárhoz. Ekkor hasznos visszaemlékezni arra, hogy a szervezés során mi mennyire vált be, legyen szó a te egyik döntésedről, vagy a körülményekről, amiket számodra biztosítottak a feladathoz. Utóbbiról érdemes a főszervezőknek visszajelezni.

Amit érdemes beleírni egy memoárba

A feladat általános leírása
Bár lehet, hogy neked egyértelmű volt, hogy mire is kértek fel, megeshet, hogy egy “utódodnak” már kevésbé lesz magától értetődő. Érdemes lényegre törően lejegyzetelni, hogy miből is áll az adott feladat elvégzése.
“A tábori koktél pult nevéhez méltóan koktélokat készít és árul, jellemzően este nyit és éjszaka a buli végén zár.”

I. Előkészületek

  1. Lehívások

Sokat segíthet a jövő évi főnöknek, ha tudja, hogy nagyjából hány emberrel valósult meg korábban az adott feladat, illetve milyen volt azoknak a megoszlása (lehívott, feliratkozott, stb.).

Fontos lehet, hogy milyen arányban érdemes szerinted fiatalokat vagy tapasztaltakat hívni. Bár ez egyrészt az adott főnökön is múlik, de minden feladatnak megvannak ilyen téren is a jellemzői.

Itt segíthet még az is, ha ismerteted, hogy miket vártál el a csapatod tagjaitól.

  1. Épülés

Ha csak egyedül végezted a feladatodat, akkor érdemes leírni, hogy Te mivel készültél fel rá. Abban az esetben ha egy egész kis csapatot koordináltál, akkor a találkozókról jól jön a jegyzet.

Itt sokat segít, ha kitérsz arra, hogy hány találkozót tartottál és azoknak mi volt a programjuk. Elég volt ennyi találkozó vagy épp sok is? Volt-e különösen hasznos módszer a csapatépítésre, vagy akár arra, hogy a csapat tagjai elsajátítsák a feladat elvégzéséhez szükséges tudást. Ne félj akár a találkozók teljes jegyzetét mellékelni.
“A báli kapu gebinben szituációk eljátszásával és megoldásával készültünk a nehezebben kezelhető helyzetekre. Ezek a következőek voltak:…”

  1. Kérések, beszerzés és külső kommunikáció

Miket kellett beszerezni a feladat elvégzéséhez, és azokat kitől kellett kérni? Melyik másik főnökökkel kellett egyeztetni? Miben segítettek a főszervezők vagy a vezetőség?

Érdemes felsorolni a szükséges eszközöket, és a módot, ahogyan azokhoz hozzá lehetett jutni. Némelyik az IÖCS saját készletiből származik és egy, azokat felügyelő másik instruktorral kellett egyeztetni róluk, de vannak amiket már az IÖCS határain túlról kellett beszerezni egy másik instruktor segítségével, a főszervezők jóváhagyásával.

Minden ilyen egyeztetésnek külön csatornája van (személyes megkeresés, telefon, e-mail, kitöltendő táblázat), ezt sem árt leírni.

  1. Előzetes teljesítések

Egy feladat természetesen nem csak a rendezvény alatti teendőkből, de sok korábbi előkészületből is áll. Nagyon sokat segít, ha ezeket mind összeírod. Ha volt korábban listád róluk, beosztott munkameneted vagy csekklistád, akkor azt érdemes mellékelni. Természetesen utólag ezen is lehet még korrigálni, mikor már látod, hogy mi lett volna a legideálisabb időbeosztás. Ha nem volt ilyen listád, a feladat végeztével ezt is könnyen elkészítheted, mikor visszaemlékszel a fontosabb lépésekre, teendőkre.

II. Működés
A memoár nem teljes akkor, ha az nincs benne, hogy magán a rendezvényen mik történnek.

  1. Közvetlen előkészületek

Fontos összeszedni a rendezvényt megelőző napok történéseit, azokat a végső előkészítő mozzanatokat, amik nélkül elképzelhetetlen a feladat teljesítése.

  1. Pontos működés

A feladat végrehajtásának ideális forgatókönyve. Mire érdemes itt figyelni? A program alatti teendők.
Időbeosztás, helyszínnel kapcsolatos tudnivalók, nyitva tartás, műszakok.

  1. Nehézségek

A típushibákat sem árt összeszedni, így a következő főnök már tud rájuk készülni. Minden feladat során vannak súlyponti kérdések, amiken könnyű elcsúszni és utána nehéz korrigálni. Ezekre is ki lehet térni. Érdemes leírni az előre nem látott kihívásokat is, hátha azok nem csak a Te munkád alatt fordultak elő, de még a jövőben is beköszönnek.

III. Utómunka

  1. Rendrakás

A használt eszközök visszaadásának részletei. Ez olykor legalább olyan kacifántos, mint a beszerzésük.

  1. Lezárás

Nem egy feladattal még a rendezvény után is bőven van munka. Ezeket is írd össze a jövő évnek.

Nem csak saját csapatoddal, de más főnökökkel, a főszervezőkkel, kontakt emberekkel és külső résztvevőkkel is kell olykor kapcsolatot tartani. Hogyan zártad egyikkel másikkal a kommunikációt, melyiktől kértél  vagy kaptál visszajelzést?

  1. Tapasztalatok

Utólag mindig okosabb az ember. Ilyenkor már sokkal tisztábban látja azt, amit az előkészületek alatt még csak megtippelni tudott. Mennyiségek, eszközök alkalmassága, időbeosztás pontossága.

De nem csak neked lehetnek hasznos észrevételeid a témában. Ha egy csapatot irányítottál, akkor a munka végeztével kérdd ki az ő véleményüket is. De ugyanígy kérhetsz meglátásokat a kontakt emberektől és főszervezőktől is.
“Öt kancsó kevés volt, de rezsóból sok volt a nyolc.”
“A táncpróbákra kevés volt a heti másfél óra.”

  1. Tanácsok

Az előző pontban már összeszedted a meglátásaidat, ezek alapján nyugodtan fogalmazz meg javaslatokat. Adj olyan tanácsokat, amiknek te is örültél volna munkád kezdetén vagy aközben. Természetesen ebben is jól jön a csapatod és mások segítsége. Több szem többet lát.

Ha van megoldásod a felmerülő nehézségekre és előre nem látott krízisekre, azt se tartsd magadban.

Személyes rész

Biztos, hogy egy memoárba sem fér bele minden, ezért hatékony és kedves is megadni az elérhetőségedet. Ha pedig az utódod megkeres, akkor ne legyél rest segíteni neki.

A sablon használatáról

A legegyszerűbben úgy használhatod fel ezt az útmutatót ha az itt felsorolt címszavakat veszed alapul és azokhoz készítesz magadnak jegyzeteket. Ehhez egy egyszerű szerkeszthető és nyomtatható verziót itt találsz.

Sok sikert a memoár elkészítéséhez!

Ha van olyan memoár írási tipped, ami kimaradt, küldd el nekünk a vezetoseg@iocs.hu címre.
Köszönjük!